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bMod Communications Inc.

3981, boul. Saint-Laurent, Suite 400, Montréal, Quebec H2W 1Y5
Téléphone: 514 845 9889
Site web : www.bmodgroup.com

Coordonnateur administratif ou Coordonnatrice administrative

ENGLISH VERSION BELOW

 

Êtes-vous dynamique, travaillant et cherchez-vous une opportunité de croître au sein d’une équipe créative? Joignez notre équipe chez bMod, une agence de publicité pharmaceutique énergique!

 

  • Se rapporter au vice-président des opérations
  • Procurer un support aux partenaires, aux vice-présidents et à l’équipe du service à la clientèle
  • Procurer une assistance à toutes demandes administratives de façon efficace
  • Coordonner des évènements, meetings et appels conférence, incluant tout ce qui attrait à la préparation des meetings (commander les repas, faire les copies, préparer le matériel, commander/installer l’équipement audiovisuel et tout autre matériel, maintenir la salle de rencontre)
  • Maintenir l’inventaire des fournitures et du matériel de bureau
  • Garder la réception et les espaces communs en ordre et ce en tout temps
  • Gérer les factures des fournisseurs sur QuickBooks and générer les rapports des feuilles de temps
  • Créer et réviser les présentations PowerPoint, créer et maintenir les tableaux Excel ainsi que les documents Google
  • Compléter les projets délégués par les partenaires et vice-présidents
  • Procurer un support général en tant que coordinatrice
  • Être disponible afin de supporter l’équipe à accomplir des tâches diverses
  • Aider avec les tâches journalières – café, épicerie et demandes de traiteurs
  • Communiquer et envoyer les bons de commande et factures aux fournisseurs
  • Établir et maintenir une bonne relation avec les départements internes et l’équipe de gestion de compte

 

Qualifications

  • Excellente capacité à communiquer en anglais et français
  • Capacité à gérer de multiples projets et savoir prioriser est essentielle
  • Habileté à travailler de façon indépendante et sous directive minimale
  • Très bon service à la clientèle, sens de l’organisation et de la responsabilité, orienté sur les détails et aptitude à faire des suivis
  • Capacité à travailler en équipe, souvent avec contraintes de temps et dans un environnement créatif et ouvert d’esprit
  • Proactif et débrouillard afin d’être capable de gérer diverses situations
  • Flexible et capable de travailler dans un environnement de travail avec un rythme rapide
  • Connaissance de la suite Microsoft Office
  • Connaissance du logiciel QuickBooks est un atout

 

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Are you dynamic, hard-working and looking for an opportunity to grow with a creative team? Join our team at bMod, a cutting-edge healthcare advertising agency!

 

  • Reports into VP Operations
  • Provide support to Partners, VPs, and overall account team
  • Respond to requests in a timely manner, assisting with any and all administrative requests
  • Coordinate events, meetings and conference calls, including set-up: ordering food, copying, prepping materials, order/check AV equipment and other materials, setting up/take down of the meeting room, etc.
  • Responsible for replenishment of office supplies/equipment
  • Keep reception, common areas at the highest level of tidiness and client-ready at all times
  • Data entry of supplier invoices in QuickBooks and generation of time sheet reports
  • Create and/or revise PowerPoint presentation decks; Create/maintain spreadsheets in Excel and Google docs
  • Completion of special projects as needed and as delegated by Partners/VPs
  • Support as necessary as an administrator/coordinator
  • Provide strong level of customer service to the team and the agency
  • Daily errands as needed – coffee, grocery and lunch runs
  • Liaise with external suppliers to send purchase orders and invoices as needed
  • Establish and maintain strong relationships with internal departments and account teams

 

Qualifications

  • Excellent communication skills in English and French
  • Ability to multi-task and prioritize work is essential
  • Must be detail-oriented, highly organized and able to work independently with minimal direction/supervision
  • Excellent customer service, responsiveness, organization, detail and top-notch follow-up skills
  • Ability to work in a team environment, often under time constraints and in an open, creative environment
  • Proactive and resourceful, managing through any issues that arise
  • Flexible and able to work in a fast-pace environment
  • Proficient in Word, Excel, PowerPoint, Outlook
  • QuickBooks an asset

2 novembre 2018
Informations pratiques
  • Ville:

    Montréal
  • Années d'expérience:

    3 (année(s))
  • Salaire:

    TBD
  • Date d'affichage:

    4 Octobre 2018
  • Date limite d’envoi des candidatures:

    2 Novembre 2018
  • Domaine de l'emploi:

    Administration
L'entreprise
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